Révolutionner la gestion des frais de scolarité avec EDUPAY : Témoignage du groupe IONIS

Une gestion efficace des frais de scolarité est cruciale pour le bon fonctionnement des établissements d’enseignement, car elle permet de percevoir les paiements en temps voulu tout en maintenant des dossiers financiers précis et bien organisés. Le système traditionnel nécessite une main-d'œuvre considérable et présente divers défis, tels que des erreurs potentielles pouvant entraîner des écarts financiers et des conflits avec les parents. C'est pourquoi des logiciels spécialisés ont été mis en place. Lucile MOREL, du groupe IONIS, partage son expérience dans cet article.

Notre plateforme

EDUPAY est la seule solution qui permet de gérer les frais de scolarité. Elle réduit le temps passé sur les recouvrements et augmente la trésorerie, à travers des prélèvements bancaires et des frais de rejets à coûts réduits. “EDUPAY est un véritable point de rencontre entre les équipes comptables, les équipes pédagogiques et les étudiants ou leur responsable financier. Elle remplace des centaines de mails et évite autant de malentendus potentiels. Étant ce point de rencontre entre la comptabilité, la pédagogie et l’étudiant, elle a permis d’accélérer considérablement le processus de facturation et de recouvrement” explique Lucile MOREL, Secrétaire Générale du groupe IONIS.

Du changement dans la gestion des paiements

En adoptant un système numérique comme celui d'EDUCENTRIC, les établissements scolaires peuvent automatiser la collecte des frais de scolarité. Cette automatisation diminue la nécessité de calculs manuels et de gestion des registres, permettant ainsi au personnel administratif de gagner un temps précieux et de réduire ses efforts. “Depuis la mise en place d’EDUPAY, notre processus de facturation et de règlement de frais de scolarité a été raccourci de près d’un mois. Notre taux d’impayés a été réduit de près de 3 points, générant ainsi des gains de gestion substantiels. Au-delà des gains de temps, EDUPAY permet une parfaite transparence entre toutes les parties prenantes quant-aux impayés : les problèmes de communication quant-aux impayés sont du passé”

Banques classiques VS GoCardless

Les méthodes de paiement évoluent, et il est essentiel de se demander si votre banque traditionnelle répond vraiment à vos besoins. Les banques classiques sont souvent associées à des démarches complexes, avec des procédures longues et fastidieuses qui demandent beaucoup de paperasse. En revanche, GoCardless simplifie tout : depuis l'inscription jusqu'à la gestion des prélèvements automatiques, tout se fait en ligne, de manière fluide et rapide. “Les banques classiques proposent un traitement très manuel et chronophage des prélèvements (mandat SEPA signé à part, chargement des fichiers de prélèvement manuel, saisie manuelle des rejets, pas de gestion des notifications). GoCardless c’est tout en un : signature du mandat en ligne, notification de prélèvement quelques jours avant, traitement automatique des prélèvements, notifications des rejets” explique-t-elle.

L’utilisation d’EDUPAY

“L’outil est tellement simple qu’il permet de confier des tâches comptables à des personnes ayant un profil plutôt administratif. Par ailleurs, les équipes sont ravies d’avoir trouvé un moyen de partager efficacement de l’information avec les équipes pédagogiques. Les étudiants et leurs répondants financiers sont ravis de se connecter à cette plateforme qui leur donne, de manière concise, les informations liées à leur situation financière; cette plateforme est une belle image de qualité et de modernité pour nos écoles” dit-elle. Ces fonctionnalités permettent aux écoles de rendre la gestion des frais plus fluide et simplifiée pour toutes les parties impliquées, y compris les répondants financiers et les étudiants. En intégrant EDUPAY, les écoles optimisent leur gestion financière tout en fournissant aux parents une méthode de paiement à la fois pratique et sécurisée.

En optant pour une solution de gestion des frais de scolarité efficace comme celle d’EDUPAY, les établissements peuvent révolutionner leurs méthodes de gestion des frais de scolarité. Cette approche numérique non seulement optimise l’efficacité opérationnelle, mais accroît également la transparence financière. “En un mot, parfait, rapide et toujours dans le mille pour la compréhension des problèmes” conclut-elle.

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